4 ferramentas de automação comercial que todo lojista precisa

Você conhece a importância da automação comercial para o seu negócio? E entende por que é necessário contar com ferramentas que facilitem processos do seu dia a dia, sem que tudo precise ser feito manualmente?

Todos sabemos que atuar como gestor no setor comercial não é tarefa fácil: você precisa gerenciar o estoque, o fluxo de caixa, a contabilidade (para que os tributos sejam pagos em dia), o marketing digital, entre vários outros setores.

Você já pensou na importância da automação comercial para o seu negócio? Entende por que é necessário contar com ferramentas que facilitem os processos do seu dia a dia, sem que tudo precise ser feito manualmente? Afinal, sabemos que atuar como gestor no setor comercial não é tarefa fácil: é preciso gerenciar estoque, fluxo de caixa, contabilidade (para que os tributos sejam pagos em dia), marketing digital etc.

Diante de tantas demandas, foram desenvolvidas várias ferramentas tecnológicas que facilitam essa gestão. Entretanto, contar com um software ou uma planilha para cada um desses itens pode fazer com que você tenha algumas dúvidas na hora de tomar suas decisões — transformando algo que era uma solução em mais um problema.

Nesse sentido, o ideal é contar com um único software que integre todas essas funções. Assim, a partir do cruzamento de dados e da criação de comparativos, você consegue uma visão ampla da empresa, como um todo.

Pensando, então, em ajudar você a saber qual o melhor sistema de automação comercial, trouxemos neste post algumas ferramentas fundamentais que o software escolhido precisa ter. Vamos a elas? Continue lendo!

Como escolher o seu sistema de automação comercial

É muito importante ter em mente que a escolha do software de automação comercial ideal deve ter como ponto de partida as reais necessidades do seu negócio.

Uma boa forma de descobrir isso é definir quais áreas do seu negócio esse software deverá atender. Pense bem: o que você deseja otimizar nos processos internos? Toda empresa precisa de algum nível de automação, mas nem sempre o que é bom para uma será bom para a outra.

O que levar em consideração para escolher um bom sistema

Por outro lado, depois de pensar nessa personalização, alguns itens são mesmo fundamentais e precisam estar presentes em qualquer bom sistema para a sua empresa. Então, para ajudar você com essa parte, listamos a seguir algumas perguntas que você deve fazer na hora de escolher qual o melhor sistema de automação comercial.

1. O sistema tem função de controle do fluxo de caixa?

Embora possa parecer algo simples, controlar o fluxo de caixa do seu comércio é algo complexo. A impressão que temos é de que todo comerciante “fecha o caixa” ao final do expediente, e conclui que os números “batem” perfeitamente. Entretanto, não é sempre assim que acontece.

Muitas vezes, pequenas diferenças são desconsideradas, e isso não constitui necessariamente um problema matemático. Além disso, pode ser que haja dificuldades de organização. É por isso que automatizar essa gestão a partir de ferramentas específicas traz grandes benefícios.

Alguns sistemas de gestão permitem até que você faça esse controle de caixa on-line, garantindo uma visão por caixa ou por competência. Além disso, é interessante que esse sistema ofereça também uma estimativa de quanto você tem a receber e quanto você tem que pagar. Assim, é possível prever a necessidade de receita para pagamentos futuros.

O lançamento de compras e vendas

O lançamento de compras e de vendas também faz parte desse módulo. Muitos comerciantes se esquecem de lançar a compra de um produto que foi feita com dinheiro do caixa, e acabam não descobrindo o que houve com esse valor “que está faltando”. Outros deixam para lançar algumas vendas mais tarde e, quando finalmente decidem fazê-lo, não se lembram mais exatamente do que foi vendido.

Para evitar isso, os lançamentos devem ser feitos em tempo real. Quando cada compra e cada venda são lançadas com sua forma de pagamento, fica mais fácil fazer a conferência e detectar possíveis falhas.

2. Ele permite o controle de estoque?

Aqui está outro ponto importante: especialmente quando se trabalha com muitos itens, o velho método de anotar tudo em um caderno, ou mesmo em planilhas simples, pode não funcionar. Afinal, você sabe quais são os produtos mais vendidos? Conhece a média de saída dos principais deles? Não reconhecer essas métricas pode fazer com que você “erre feio” na hora de fazer a reposição.

O ideal é fazer as compras na medida certa, para que o item não falte e nem fique parado por muito tempo. Produtos que permanecem no estoque por meses (ou até anos), por exemplo, significam dinheiro estagnado, ou até prejuízo. Por outro lado, itens de grande saída, quando não repostos corretamente, geram um grande transtorno.

Um cliente que chega ao estabelecimento e se depara com a falta de um produto que está precisando, por exemplo, tende a procurar o seu concorrente. A partir daí, acostumar-se a comprar do concorrente é quase inevitável. Quando isso acontece, você dificilmente consegue recuperar esse consumidor, ainda que “encha a prateleira” do produto em questão. O melhor, portanto, é evitar essa falta em primeiro lugar.

Um sistema de automação comercial com ferramentas para gestão de estoque proporciona o controle exato dos itens disponíveis, além de gerar relatórios de vendas que lhe informam a quantidade média necessária de cada item para suprir a demanda. Com essas informações, basta planejar as suas compras!

Ainda vale lembrar que um bom controle de estoque facilita a tomada de decisões estratégicas. Um produto que já está parado em estoque há algum tempo e que não dá sinais de que será vendido, por exemplo, sugere uma promoção; por outro lado, colocar em liquidação um item que já tem boa saída e apresenta baixos níveis de estoque pode ser um verdadeiro “tiro no pé”. Quando se tem ideia do volume de vendas e da quantidade de itens em estoque, fica bem mais fácil tomar esse tipo de decisão.

3. Há função de e-mail marketing?

Você conhece a real importância de estar em contato constante com o seu cliente? Entende por que captar novos consumidores é sempre bom para o seu estabelecimento? Pode ser que você já entenda, mas simplesmente não tenha tempo de ficar enviando e-mails a cada nova promoção.

Nesse caso, contar com uma ferramenta de automação comercial que faça isso por você parece perfeito, não é mesmo? Assim, enquanto o sistema dispara mensagens aos e-mails cadastrados, você pode dedicar-se a outras atividades. O seu único trabalho será realizar o cadastramento dos e-mails e criar a mensagem que será enviada — o sistema se encarregará do restante.

É importante, entretanto, encontrar o equilíbrio entre fazer com que os clientes se lembrem do seu estabelecimento e tornar-se um “chato” que envia mensagens o tempo todo, implorando por compras. O segredo aqui está em encantar o cliente, sem jamais rastejar por ele. Então, mantenha um acompanhamento dos e-mails enviados e das taxas de conversão. Se você notar que o efeito está sendo reverso, talvez seja a hora de mudar de estratégia.

4. O sistema permite um bom controle contábil?

Você sabe como fazer o controle de documentos contábeis e do pagamento de guias e de tributos? Uma ferramenta de gestão também é relevante para essa função. Alguns sistemas, inclusive, armazenam documentos digitalizados em nuvem, o que confere mais segurança e confidencialidade aos dados.

Além disso, você pode programá-los para realizar o controle de guias de impostos para pagamentos. Dessa forma, ainda que a guia não seja recebida, você será notificado para que nada passe despercebido. A partir daí, basta informar à sua contabilidade que o documento não está em suas mãos.

A emissão e importação de NF-e, NFC-e e NFS-e

O sistema também deverá dar suporte para que a sua empresa cumpra com suas obrigações fiscais, como a emissão de Note Fiscal Eletrônica, Nota fiscal do Consumidor Eletrônica e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica — tudo isso de forma integrada.

Além da emissão, ainda é importante que o sistema lhe dê a opção para importar o XML das suas compras. O ideal é que ele permita o cadastramento de todos os seus produtos, fazendo a atualização do seu custo e venda, cadastrando o seu fornecedor e suas parcelas a pagar, tudo por meio do XML importado.

5. Ele facilita o relacionamento com os clientes?

A ferramenta escolhida precisa ter um banco de dados que facilite o seu relacionamento com os seus clientes, com dados importantes que ajudem a sua fidelização, a agilização do atendimento e as análises de comportamento dos consumidores. Afinal, é muito importante que você saiba quem é o seu público: quanto ele compra, o que ele compra e como compra (que meios utiliza).

6. O seu fornecedor tem credibilidade?

Por fim, tão importante quanto analisar as funcionalidades do sistema é saber com quem você está fazendo negócio. É fundamental que o fornecedor tenha o know how necessário para entregar a você um produto personalizado, capazes de otimizar mesmo o seu dia a dia. Aqui na Oriontec, por exemplo, oferecemos soluções de Automação Comercial com foco na satisfação e segurança de nossos clientes.

Temos mais de 20 anos de mercado, e além do padrão de qualidade dos nossos produtos, a sinergia estabelecida com nossos clientes é o que nos impulsiona para superar todos os desafios que o mundo da tecnologia nos entrega. A cada parceira conquistada, somamos nossas forças com a do cliente, para juntos buscarmos a melhoria contínua do nosso sistema e entregar uma solução cada vez mais alinhada às necessidades do seu mercado, com mais tecnologia, comodidade e conveniência!

Como vimos até aqui, os sistemas de automação vêm substituindo os grandes arquivos, nos quais eram guardados os documentos da empresa em papel. Hoje em dia, tudo pode ser armazenado em nuvens, sem a necessidade de grandes espaços físicos.

Trata-se de uma grande inovação para o controle de documentos — mas que precisa ser escolhida com cuidado para trazer benefícios concretos. Justamente por isso, agora você sabe o que considerar para escolher qual o melhor sistema de automação comercial para o seu negócio!

Gostou da leitura? Se ficou interessado, entre em contato conosco e conheça melhor as nossas soluções integradas!