Software de Gestão, pessoa usando teclado

Softwares de gestão: qual a importância para pequenas empresas?

Você gostaria de reduzir 18% dos seus custos operacionais, 16% das despesas administrativas e aumentar em 73% a produtividade de seus colaboradores? Esses são os ganhos que os investimentos em softwares de gestão trazem para as empresas, segundo um estudo da Alberdeen Research.

Apesar dos potenciais ganhos para as atividades da empresa, muitos empresários ainda resistem a essa tecnologia. A principal razão para isso é a crença de que os valores necessários para a aquisição, implantação e manutenção desses sistemas são superiores aos benefícios que eles podem gerar. Outro motivo indicado pelos empresários é que o valor poderia ser utilizado no aumento de vendas e no crescimento da empresa.

Contudo, outras organizações que já utilizam softwares de gestão, possuem opiniões bem diferentes. Continue lendo e descubra quais são as vantagens e benefícios da adoção de um bom sistema de gestão empresarial, além de entender como não errar na escolha do seu!

Quais as vantagens da utilização de softwares de gestão para pequenas empresas?

Os softwares de gestão eliminam a necessidade do pequeno empresário e de seus colaboradores gastarem tempo na atualização de planilhas ou no controle manual de estoques, vendas, produção ou outras áreas da empresa.

A seguir, separamos 4 principais vantagens indicadas pelos utilizadores de sistemas de gestão. Confira!

1. Redução de custos

Uma pesquisa global da Panorama Consulting indica que 13% das empresas implementam um sistema de gestão para melhorar a performance de seus negócios e 10% buscam a redução da necessidade de capital de giro ao investir nesses softwares.

O principal motivo para a redução de custos é automação de processos e a otimização da gestão da empresa ao passar a usar os dados gerados pelo sistema.

Por exemplo, as compras de itens para estoque passam a ser feitas com base no histórico de vendas de cada produto e margens diferenciadas de desconto são negociadas segundo as análises de venda.

Logo, o software de gestão gera economia, permite a otimização das práticas administrativas e prepara a empresa para o crescimento, ao liberar mais recursos que antes ficariam imobilizados em estoque ou em outras áreas.

2. Integração de setores

10% das empresas que responderam à pesquisa da Panorama Consulting afirmam que usam softwares de gestão para padronizar suas operações. Outros 10% dos respondentes visam tornar o trabalho dos colaboradores mais fácil e produtivo. Por fim, 5% dizem que o sistema ajuda a atender melhor aos clientes.

Esses benefícios são obtidos, pois os setores da empresa são integrados aumentando a disponibilidade de informações para a realização de cada tarefa, diminuindo a necessidade de retrabalho e até de comunicação entre as áreas para atividades que sejam interdependentes. Essa simples integração libera os colaboradores para processos criativos, automatizando aqueles que seguem padrões burocráticos.

Por exemplo, o software de gestão pode comunicar automaticamente às áreas de logística e financeira sobre novas solicitações e provisionamento de cobranças, sempre que um pedido de vendas for informado por um vendedor.

Portanto, a integração diminui retrabalhos, garante uma melhor continuidade para o atendimento aos clientes e evita falhas humanas na execução de simples processos.

3. Confiabilidade de dados e informações

Quantas vezes você solicitou uma informação sobre quantidade de produtos em estoque, taxa de inadimplência ou fluxo de caixa e recebeu uma planilha com informações desatualizadas?

Com o uso de um software de gestão, as informações estarão sempre disponíveis e atualizadas. Afinal, sempre que uma informação for adicionada ou alterada no sistema, todos os relatórios e dados conectados àquela informação também serão alterados.

O uso do sistema de gestão dará certeza de que sua análise está correta e adequada às necessidades de sua empresa, permitindo atuar na resolução do problema e não na obtenção de dados para mapeá-lo.

4. Facilidade de fiscalização

A quarta vantagem é facilitar o atendimento a normas e legislações. Esse é um dos motivos que levaram 10% dos entrevistados pela Panorama Consulting a optarem por um software de gestão.

Por exemplo, no Brasil, é necessário gerar a Escrituração Digital (SPED) e apurar diversos impostos para não correr o risco de deixar sua empresa na ilegalidade e sofrer com multas de órgãos públicos, como a Receita Federal, Ministério do Trabalho, entre outros.

Bons sistemas são constantemente atualizados por seus fornecedores para atender às legislações vigentes e facilitar a gestão fiscal das pequenas empresas. Logo, seu negócio ficará completamente regularizado, sem precisar a apurar dados a cada nova entrega, pois o correto uso do sistema já fará isso por você.

O que deve ser observado no momento da contratação de softwares de gestão?

1. Adequação do software às necessidades da empresa

Nem todos os softwares de gestão possuem um sistema de gestão fiscal. Outros são recomendados apenas para a gestão do relacionamento com clientes, como aqueles que são conhecidos como CRM. Há, ainda, os que não fazem gestão de estoque.

Logo, o primeiro passo na escolha de um sistema adequado para a sua empresa é fazer uma análise de todos os recursos que serão necessários e otimizarão sua administração e gestão.

2. Possibilidade de realmente integrar setores e outros sistemas

Avaliar quais são as integrações disponíveis no software a ser contratado e a possibilidade de criar novas integrações com outros sistemas é o segundo cuidado que você deve ter.

Por exemplo, para os supermercados, a integração de seu software de gestão com balanças e impressoras é fundamental para otimizar a produtividade dos colaboradores.

3. Facilidade de uso

Quanto tempo de treinamento será necessário para capacitar cada pessoa no uso do novo sistema? Alguns softwares podem ser complexos, precisando de vários cliques para terminar uma tarefa.

No período de avaliação de softwares de gestão para serem implantados em sua pequena empresa, peça para o fornecedor realizar uma apresentação de como a ferramenta pode ser usada em sua realidade. Isso ajuda a descobrir quão simples ou complexa será a utilização do sistema em seu dia a dia.

4. Referência de clientes que já utilizam o software

O último passo é conhecer a história de clientes que já utilizam a solução do fornecedor. Se possível, peça para conversar com clientes cujas empresas atuem no mesmo segmento de mercado que a sua.

Agora que você já conhece quais são os benefícios e vantagens dos softwares de gestão, pesquise sobre bons fornecedores e use essa tecnologia para ganhar uma vantagem competitiva para sua pequena empresa.

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Comments (3)

  1. Realmente software’s de gestão são importantíssimos para um administrador ou qualquer pessoa que queira gerir e controlar corretamente seu negócio. Em qualquer ramo de atividade existem riscos de insucesso, e mesmo que se tenha empenho extraordinário e dedicação exclusiva ao negócio, administrar cada item dentro de uma empresa não é tarefa fácil, os gestores precisam de muita atenção e visão abrangente do mercado interno e externo. Por isso
    a tecnologia surge como um alento na administração de empresas, pois minimiza consideravelmente esses erros e deixa rotinas complicadas muito mais simples.

    Ótimo post, excelente blog!

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