Por que não utilizar planilhas de excel no controle financeiro?

Durante muitos anos, os gestores usaram planilhas de Excel no controle financeiro. No início era a melhor solução disponível, já que um software ERP (Enterprise Resource Planning) era caro e acessível somente às grandes corporações. Porém, no cenário mercadológico atual, elas não são mais tão eficientes. As planilhas escondem muitos erros e os riscos podem afetar seriamente a saúde financeira do negócio.

As tecnologias de internet (cloud computing) e softwares (sistemas de gestão), por outro lado, evoluíram rápido e ficaram mais acessíveis às empresas de todos os tamanhos, o que não justifica mais usar as tradicionais planilhas eletrônicas. Embora esse recurso seja fácil de usar, ele não é adequado para processos complexos e que exigem integração com outros setores da empresa, como o planejamento orçamentário.

Além desses, conheça mais alguns dos motivos pelos quais você não deve utilizar planilhas de Excel no controle financeiro da empresa!

Várias planilhas com finalidades diferentes são necessárias

Cada departamento da empresa demanda uma ou mais planilhas diferentes para registrar, controlar e monitorar as atividades setoriais. Porém, a criação de múltiplas dessas páginas com vários formatos e finalidades é completamente contrária à ideia de boa governança de dados.

Nessa situação, a empresa pode perder o controle sobre a forma como as planilhas são formatadas, como os dados são organizados e como as informações são compartilhadas. Quando chega a hora de fechar os livros, o diretor financeiro pode levar horas para entender e juntar as informações que precisa — e ainda há um grande risco de imprecisão dos dados.

Não favorece a rápida tomada de decisões dos gestores

Com planilhas de Excel, as ações de extrair os dados necessários dos diferentes departamentos, consolidá-los e resumir as informações para que possam ajudar os líderes da empresa a tomarem decisões pode demorar muito tempo. Além disso, o risco de imprecisão das informações pode exigir um esforço grandioso em auditorias internas, o que demandará mais tempo, mão de obra e custos para garantir a integridade dos dados.

Devido a esse trabalho, quando a informação final chega às mãos do diretor financeiro, ele pode não ter mais tanto tempo para análises e acaba tomando decisões as pressas, o que pode gerar equívocos.

Impossibilita uma rápida recuperação de desastres

Com planilhas, os dados dificilmente serão mantidos em um único lugar (banco de dados centralizado). Na verdade, acontece exatamente o oposto. Como as planilhas são atualizadas e cada nova versão é devolvida por e-mail, os dados circulam sem um controle adequado. A pior coisa sobre isso é que a maioria dos profissionais que usa os dados não sabe da importância ou está familiarizado com o armazenamento e as melhores práticas de backup.

Assim, se ocorrer algum desastre, a recuperação completa dos dados pode ser muito difícil, se não impossível. Como consequência, mesmo que a empresa tenha reservas financeiras, a ausência de dados, como registros de contas a receber e a pagar, registros de clientes e inventários, pode impedir a empresa de retomar as atividades com maior rapidez.

É altamente suscetível a erros humanos

Existe uma ameaça bem significativa que deve fazer você considerar seriamente deixar de usar planilhas de Excel no controle financeiro da empresa: a sua extrema fragilidade para erros humanos. Não importa se você é um colaborador, consultor, gestor ou diretor. Sempre acontece o engano de digitar uma entrada de dados em uma célula que não deveria, apagando dados importantes ou fórmulas complexas para a realização de cálculos automatizados.

Dificulta práticas gerenciais ágeis

Estamos vivendo uma época em que grandes mudanças estão moldando e reformulando o cenário empresarial global. Se o seu negócio não for suficientemente ágil para se adaptar a essas mudanças, pode perder força competitiva rapidamente e não resistir a extinção. As planilhas podem impedir a empresa de ter essa agilidade, já que as informações não se integram sozinhas e ficam espalhadas individualmente entre os departamentos.

E mais. Se o negócio precisar mudar o formato de uma planilha para se enquadrar em alguma nova regulamentação, pode não conseguir, considerando o tamanho e complexidade que ela ganha com o tempo e o fato do criador dela talvez não estar mais na empresa para remodelá-la.

Os processos são muito manuais

Inserir dados, editar, transferir de uma planilha para outra, analisar, criar relatórios, desenvolver fórmulas, deletar dados não utilizáveis e outras ações são todas executadas de forma manual em planilhas de Excel. O tempo que se perde e o esforço desnecessariamente aplicado para isso torna a mão de obra cara e improdutiva. Sem falar no aumento do índice de retrabalho gerado pelas falhas humanas e os riscos de perdas e roubos de informações sigilosas.

Pouca inteligência de integração

O planejamento orçamentário, o controle do fluxo de caixa, a realização de projeções, a geração de relatórios e demais ações que envolvem outros departamentos dependem de colaboração. Isso quer dizer que o gestor financeiro fica nas mãos dos gestores departamentais para conseguir o que precisa e realizar o seu trabalho. Além de demorado, o gestor pode receber dados duplicados ou versões desatualizadas das planilhas.

Tudo isso acontece por que elas não possuem inteligência de integração. Ou seja, não cruza os dados provenientes de diferentes setores porque não possuem ligação.

Não suporta alta escalabilidade

À medida que a organização evolui, o volume de dados aumenta e esse recurso não suporta o crescimento. Elas começam a apresentar lentidões nos processos de abertura e salvamentos, ficando pesadas. Quando isso acontece, a anexação delas no e-mail pode demorar uma eternidade para ser concluída ou mesmo não ocorrer, dependendo do tamanho. Isso faz das planilhas de Excel uma ferramenta defasada nos quesitos de escalabilidade.

É vulnerável a fraudes

Entre todas as desvantagens de usar planilhas de Excel no controle financeiro que foram listadas até aqui, essa talvez seja a mais prejudicial para o negócio. Manipulações fraudulentas em arquivos de Excel já resultaram em perdas de bilhões de dólares em todo o mundo. A principal razão para isso é a falta de recursos para o controle e segurança, o que torna fácil alterar fórmulas e valores sem serem detectados.

Além disso, dados podem ser deletados propositalmente por profissionais insatisfeitos com a empresa. Como eles não podem ser descobertos, essas ações podem ser executadas tranquilamente.

De maneira geral, usar o Excel no controle financeiro não é recomendável, pois é péssimo em reconciliar várias versões do mesmo documento e evitar que erros aconteçam durante a atualização dos dados. É por isso que muitas empresas estão substituindo as planilhas por um software específico de gestão financeira.

Além de automatizar uma série de tarefas, ele centraliza as informações em um único banco de dados acessível por todos os autorizados, ajudando a reforçar a segurança contra erros humanos, perdas e roubos de dados.

Também ajuda a economizar tempo e aumentar a produtividade, estimulando a otimização dos processos em todos os departamentos da empresa. O ideal é que deixe de usar as planilhas de Excel no controle financeiro da empresa e modernize os processos com um software próprio para o trabalho. Acredite, a relação custo – benefício faz valer muito a pena.

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