4 ferramentas de automação comercial que todo lojista precisa

Você conhece a importância da automação comercial para o seu negócio? E entende por que é necessário contar com ferramentas que facilitem processos do seu dia a dia, sem que tudo precise ser feito manualmente?

Todos sabemos que atuar como gestor no setor comercial não é tarefa fácil: você precisa gerenciar o estoque, o fluxo de caixa, a contabilidade (para que os tributos sejam pagos em dia), o marketing digital, entre vários outros setores.

Por conta de todas essas demandas, foram desenvolvidas ferramentas tecnológicas que facilitam essa gestão. Entretanto, contar com um software ou uma planilha para cada um desses itens pode fazer com que você tenha algumas dúvidas na hora de tomar decisões.

Nesse sentido, o ideal é contar com um único software que integre todas essas funções, para que, a partir do cruzamento de dados e da criação de comparativos, você possa ter uma visão da empresa como um todo. Na hora de escolher esse software, você precisa levar em conta que algumas ferramentas são fundamentais. Vamos a elas?

1. Fluxo de caixa

Embora pareça algo muito simples, controlar o fluxo de caixa do seu comércio pode ser mais complexo do que você imagina. A impressão que temos é de que todo comerciante “fecha o caixa” ao final do expediente e conclui que os números “batem” perfeitamente.

Entretanto, não é sempre assim que acontece. Muitas vezes, pequenas diferenças são desconsideradas e isso não constitui necessariamente um problema matemático. Pode ser que haja dificuldades de organização. É por isso que automatizar essa gestão a partir de ferramentas específicas traz grandes benefícios.

O lançamento de compras e de vendas também faz parte desse módulo. Muitos comerciantes se esquecem de lançar a compra de um produto que foi feita com dinheiro do caixa e acaba não descobrindo o que houve com o valor que está “faltando”.

Outros deixam para lançar algumas vendas mais tarde e, quando finalmente decidem fazê-lo, não se lembram mais exatamente o que foi vendido. Assim sendo, os lançamentos devem ser feitos em tempo real. Quando cada compra e cada venda são lançadas com sua forma de pagamento, fica mais fácil fazer a conferência e detectar possíveis falhas.

2. Controle de estoque

Está aí outro ponto importante. Especialmente quando se trabalha com muitos itens, o velho método de anotar tudo em um caderno ou mesmo em planilhas simples pode não funcionar. Você sabe quais são os produtos mais vendidos? Conhece a média de saída dos principais?

Não reconhecer essas métricas pode fazer com que você “erre feio” na hora de fazer a reposição. O ideal é fazer as compras na medida certa, para que o item não falte e nem fique parado por muito tempo. Produto que permanece no estoque por meses (ou até anos) significa dinheiro estagnado ou até mesmo prejuízo.

Por outro lado, itens de grande saída, quando não repostos corretamente, geram um grande transtorno. Um cliente que chega ao estabelecimento e se depara com a falta de um produto que está precisando tende a procurar o concorrente.

A partir daí, acostumar-se a comprar do concorrente é quase inevitável. Quando isso acontece, você dificilmente consegue recuperar o consumidor, ainda que “encha a prateleira” do produto em questão. O melhor é evitar que a falta aconteça.

Um sistema de automação comercial com ferramentas para gestão de estoque proporciona o controle exato dos itens disponíveis, além de gerar relatórios de vendas que permitem saber a quantidade média necessária de cada item para suprir a demanda. Com essas informações, basta planejar as compras.

O controle de estoque também facilita a tomada de decisões estratégicas. Um produto que já está parado em estoque há algum tempo e que não dá sinais de que será vendido sugere uma promoção. Por outro lado, colocar em liquidação um item que já tem boa saída e apresenta baixos níveis de estoque pode ser um verdadeiro “tiro no pé”. Quando se tem ideia do volume de vendas e da quantidade em estoque fica mais fácil tomar esse tipo de decisão.

3. E-mail marketing

Você sabe a importância de estar em contato constante com o seu cliente? Entende por que captar novos clientes é sempre bom para o seu estabelecimento? Pode ser que você entenda, mas simplesmente não tenha tempo de ficar enviando e-mails a cada nova promoção.

Contar com uma ferramenta de automação comercial que faça isso por você parece perfeito, não é mesmo? Dessa forma, enquanto o sistema dispara mensagens aos e-mails cadastrados, você pode dedicar-se a outras atividades. O seu único trabalho será realizar o cadastramento dos e-mails e criar a mensagem que será enviada. O sistema se encarregará do restante.

É importante, entretanto, encontrar o equilíbrio entre fazer com que os clientes se lembrem do seu estabelecimento e tornar-se um “chato” que envia mensagens o tempo todo, implorando por compras.

O segredo está em encantar o cliente, sem jamais rastejar por ele. Portanto, mantenha um acompanhamento de e-mails enviados e de taxas de conversão. Se notar que o efeito está sendo reverso, talvez seja a hora de mudar de estratégia.

4. Controle contábil

Você sabe como fazer o controle de documentos contábeis e do pagamento de guias e de tributos? Uma ferramenta de gestão também é relevante para essa função. Alguns sistemas armazenam documentos digitalizados em nuvem, o que confere segurança e confidencialidade aos dados.

Além disso, você pode programá-los para realizar o controle de guias de impostos para pagamentos. Dessa forma, ainda que a guia não seja recebida, você será notificado para que nada passe despercebido. A partir daí, basta informar à sua contabilidade que o documento não está em suas mãos.

Os sistemas de automação vêm substituindo os grandes arquivos nos quais eram guardados documentos da empresa. Hoje em dia, tudo pode ser armazenado em nuvens, sem a necessidade de grandes espaços físicos. Trata-se de uma grande inovação para o controle de documentos.

Entendeu agora por que a automação comercial é tão importante para o seu negócio? Percebeu como, à medida que o seu comércio cresce, fica impossível confiar somente na memória, e essas ferramentas suprem essa necessidade?

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